Delegieren, aber wie?
 

Delegieren heißt wachsen, sowohl bei den einzelnen Personen als auch in Organisationen. Delegation zählt zu den einflussreichsten Tätigkeiten, die möglich sind. Ziel einer effektiven Delegation ist es, jeder Person, die ihr entsprechenden Aufgaben zukommen zu lassen. Stephen Covey behauptet, die höchste Form menschlicher Motivation ist Vertrauen. Es ruft das Beste im Menschen hervor. Aber es braucht Zeit und Geduld und schließt die Notwendigkeit der Förderung und Führung mit ein. Alec Mackenzie stellt fest: "Wer nicht delegieren kann, kann auch nicht führen!"

Jede Entscheidung und Aufgabe sollte auf jener Ebene erfolgen, auf der es die angemessene Herausforderung ist, auf der die notwendigen Fakten verfügbar sind und das erforderliche Urteilsvermögen vorhanden ist.

 

 

Was macht das Delegieren oft so schwierig?

Delegieren aber wie? 5 Aspekte der Delegation

Vielen Führungskräften, fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren. Die Gründe dafür können vielfältig sein.

 "Ich selbst kann es besser erledigen"

Sicher, doch geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, eine Herausforderung anzunehmen und stärken Sie damit die Kompetenz Ihres gesamten Teams.

"Was ist, wenn der, dem ich die Aufgabe übertrage, sie besser erledigt als ich selbst?"

Freuen Sie sich, die gesamte Abteilung wird davon profitieren. Ihr Mitarbeiter arbeitet an Ihrem Erfolg.

"Was ist, wenn die Sache schief läuft, ein Scherbenhaufen zurückbleibt, den ich dann selbst bereinigen muss?"

Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Fehler toleriert und als eine Lernchance betrachtet werden. Bauen Sie ein System auf, in dem Fehler frühzeitig wahrgenommen und bearbeitet werden, sodass ausreichend Zeit ist, korrigierende Maßnahmen in die Wege zu leiten. Wo kein Risiko eingegangen wird, kann auch nichts Bedeutendes erreicht werden.

"Ich arbeite nach wie vor in den bisherigen Tätigkeitsfeldern, hier fühle ich mich sicher, weiß genau, was zu tun ist."

Der Wechsel vom Sachbearbeiter mit fachlichem Spezialwissen zur Führungskraft erfordert, dass Sie das bisherige Tätigkeitsfeld aufgeben und sich den neuen Führungsaufgaben widmen. Auch Führung ist eine Dienstleistung, ist Arbeit. Die Position einer Führungskraft kann mit Sorgen und Problemen behaftet sein, sodass die Versuchung groß ist, zu den vertrauten Aufgaben der Sachbearbeitung zurückzukehren.

"Dann verliere ich die Kontrolle über die Aufgaben."

Bauen Sie ein Delegationssystem auf, das die regelmäßige Kontrolle ermöglicht. Nutzen Sie Kontrollen als beratende Dienstleistung.

"Ich lege Wert auf perfekte Arbeit, ich habe nicht das Gefühl, dass irgendjemand aus meiner Abteilung meinen Erwartungen, die ich an das Ergebnis richte, gerecht werden wird."

Begreifen Sie Perfektionismus als Zeitverschwender. Überlegen Sie, wann können Sie mit dem Ergebnis zufrieden sein.

"Wie soll ich eine Aufgabe an jemanden delegieren, wenn ich seine Arbeitsweise noch nicht gut genug kenne?"

Sie werden die Arbeitsweise nur kennenlernen, wenn Sie ihm Aufgaben übertragen. Gewähren Sie einen Vertrauensvorschuss, gehen Sie ein kalkuliertes Risiko ein. Für diesen Mitarbeiter müssen Sie mehr Zeit für Betreuung einplanen, Sie wollen schließlich seine Arbeitsweise kennenlernen und wissen, wo seine Potenziale liegen. Sorgen sie für regelmäßiges Feed-back.

"Ich selbst kann die Aufgabe in einer halben Stunde erledigen. Wenn ich sie an Herrn N.N. delegiere, brauche ich eine ¼ Stunde die Aufgabe zu erklären und er selbst braucht mindestens 1 ½ Stunden sie zu erledigen. Es ist viel effizienter, ich erledige die Aufgabe selbst."

Mag für den Moment zutreffen, ist aber keine langfristige Perspektive, was macht Herr N.N. in Zukunft und wie kommen Sie zu einem kompetenten Team.

Hand aufs Herz: "Welche Aufgaben führen Sie nach wie vor selbst aus, die Sie an Mitarbeiter delegieren können?"

 

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Delegieren aber wie? 5 Aspekte der Delegation

Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter

Stellen Sie die bestmögliche Kombination von Talent und Aufgabe her. Vergessen Sie nicht, dass es beim Delegieren auch darum geht, andere weiterzuqualifizieren. Bauen Sie sich ein kompetentes Team auf.

Erteilen Sie eine klare, eindeutige Aufgabenstellung

Formulieren Sie deutlich, was Sie sich als Endprodukt vorstellen, bis wann Sie es brauchen und welche Anforderungen daran gestellt werden. Legen Sie Normen für ein annehmbares Ergebnis fest. Geben Sie Rahmenbedingungen bekannt, die eingehalten werden müssen aber konzentrieren Sie sich auf das "WAS" und nicht auf das "WIE". Überlassen Sie Ihrem Mitarbeiter den Weg und die Methode, wie er dieses Ergebnis erreichen will. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter dieselbe Vorstellung vom Ergebnis hat wie Sie.

Übertragen Sie die entsprechenden Befugnisse

Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter über alle Ressourcen verfügt, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig sind. Ihr Mitarbeiter arbeitet an Ihrem Erfolg.

Verfolgen Sie den Fortgang des Projektes

Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter ein System für ein tragbares und aussagekräftiges Berichtswesen. Ziel ist es, frühzeitig zu erkennen, wenn Probleme auftreten, sodass rechtzeitig entsprechende Maßnahmen gesetzt werden können.

Gleichzeitig sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine übermäßige Kontrolle ausüben. Haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, ständig beobachtet und kontrolliert zu werden, leidet ihre Motivation und Kreativität.

Gewähren Sie das notwendige Maß an Unterstützung und Betreuung, aber widerstehen Sie der Versuchung der Rückwärtsdelegation

Im Verlauf eines Projektes können Fragen oder Probleme auftreten, die Ihre Unterstützung erfordern. Ünterstützen Sie Ihren Mitarbeiter bei der Lösungsfindung aber übernehmen Sie nicht für ihn die Problemlösung.

 

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© DI Gisela Zechner - Training & Coaching

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