Projekthandbuch

Der Nutzen und die Funktion des Projekthandbuches sind:

  • Dokumentation der Projektarbeit
  • Rascher Zugriff auf relevante Informationen
  • Vertrauensbildung durchTransparenz über den Projektverlauf
  • Verkürzung der Einarbeitungszeit von neuen Projektmitarbeitern
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Unterstützung der Projektadministration

Inhalt eines Projekthandbuches

Deckblatt
Planungsdokumente
Verteilerliste

1. Deckblatt

Es dient der Vorstellung des Projektes und erfüllt den Zweck, daß der Leser rasch erfassen kann, worum es in dem Projekt geht, er es sofort identifizieren kann und erfährt, wer der jeweilige Ansprechpartner ist.

  • Titel, Bezeichnung des Projektes
  • Ansprechpartner, Adresse und Telefonnummer, e-mail
  • Ziel des Projektes
  • Start und voraussichtliches Ende des Projektes

2. Planungsdokumente

Diese sollen eine Gesamtübersicht über das Vorhaben bieten und über den aktuellen Stand der Projektentwicklung informieren.

  1. Zielbaum
  2. Projektstrukturplan
  3. Terminplan (Terminliste, Balkendiagramm, Netzplan)
  4. Kostenplan
  5. Organigramm, Liste der Projektmitarbeiter – Wer ist wofür verantwortlich?
  6. Projektauftrag, Vereinbarungen mit dem Auftraggeber
  7. Abgrenzung – Was ist Teil des Projektes?
  8. Umfeldanalyse

An Hand der Planungsdokumente 1 - 4 kann der konkrete Projektverlauf dokumentiert und mitverfolgt werden. Im Gegensatz zu den Planungsdokumenten 5 - 9, die vielmehr Rahmenbedingungen beinhalten, die bei der Projektarbeit zu berücksichtigen sind bzw. Informationscharakter haben.

3. Verteilerliste

An wen wird das Handbuch verteilt? Planungsdokumente können während der Projektdurchführung korrigiert und überarbeitet werden. Mit diesen Korrekturen verlieren die bis dahin bestandenen Planungsdokumente ihre Gültigkeit. Aus dem Verteiler wird ersichtlich, wer über Änderungen des Projektplanes zu informieren ist.

 

Projektbegleitende Dokumente

Schriftverkehr
Rechnungen
Verträge und Vereinbarungen
Protokolle
Medienberichte
Adressliste
Projekttagebuch
Rechtsgrundlagen

Die nachfolgenden Dokumente sind nicht Bestandteil des Projekthandbuches, sie könnten an einer zentralen Koordinierungsstelle gesammelt und dort zur Einsicht aufliegen.

1. Schriftverkehr

Gesammelter Schriftverkehr zum Projekt in chronologischer Reihenfolge. Für wichtige Kontaktpersonen oder Personengruppen (Förderstellen, Journalisten etc.) eigene Rubriken führen.

2. Rechnungen

Sofern sie nicht in einer Gesamtbuchhaltung integriert sind.

3. Verträge und Vereinbarungen

Verträge und Vereinbarungen, die mit Projektmitarbeitern, Lieferanten, Subauftragnehmern, externen Projektbearbeitern u. a. abgeschlossen wurden.

4. Medienberichte zum Projekt

Was berichten die Medien über dieses Projekt? Wie ist die Meinung in der Öffentlichkeit dazu. Wie entwickelt sich die öffentliche Diskussion zu diesem Projekt?

5. Protokolle

Protokolle von Besprechungen oder Sitzungen, aus denen die Ergebnisse ersichtlich sind. Häufig wird viel Zeit und Energie dafür aufgewendet, möglichst umfassende Protokolle von Sitzungen zu verfassen, in denen der Verlauf von Diskussionen nachvollzogen werden kann. Es wirft sich die Frage auf, wer diese Protokolle überhaupt liest und inwieweit sie daher notwendig und sinnvoll sind? Effizienter ist es, lediglich die Ergebnisse und Vereinbarungen, mit denen die Beteiligten aus den Besprechungen herausgehen, festzuhalten und zu kommunizieren.

6. Adressliste

Eventuell eine projektbezogene Adreßliste mit all jenen Personen anlegen, die im Laufe der Projektarbeit kontaktiert wurden bzw. mit Kontakten, die sich ergeben haben. Sofern diese Adreßliste nicht schon in einer gesammelten Adreßdatei verwaltet wird.

7. Projekttagebuch

Aufzeichnung über die Aktivitäten, d.h., wann welche Aktivität gesetzt wurde und zu welchem Ergebnis dies geführt hat. Dieses Projekttagebuch ist ein besonders wertvolles Nachschlagewerk nach Abschluß des Projektes, aus dem viele Erfahrungen gewonnen werden können, die beim nächsten Projekt bereits in die Planung einfließen können.

8. Rechtsgrundlagen

Gesetzliche Vorschriften, Förderrichtlinien, die für das Projekt von Bedeutung sind.

Eine gute Strukturierung reduziert die Suchzeiten nach den jeweiligen Informationen drastisch. Je eindeutiger die Überschriften der einzelnen Rubriken sind, umso leichter sind die Dokumente zuzuordnen und daher auch wiederzufinden.

© DI Gisela Zechner - Training & Coaching

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